Tegenwoordig kiezen steeds meer ondernemers voor e-boekhouden. Dit is digitale boekhoudsoftware die zeer makkelijk en toegankelijk werkt voor de boekhouding. Het maakt het mogelijk om op een efficiënte manier te werk te gaan en je administratie overzichtelijk te houden. Maar hoe haal je het meeste uit e-boekhouden? We delen onze tips en tricks!
Kies de juiste boekhoudsoftware
De eerste stap naar succesvol e-boekhouden is het kiezen van de juiste boekhoudsoftware. Er zijn veel verschillende opties waar je uit kunt kiezen, van een gratis factuurprogramma tot uitgebreide en duurdere abonnementen. Voordat je een goede keuze kunt maken, moet je eerst voor jezelf nagaan wat je specifieke behoeften voor een boekhoudprogramma zijn. Als zzp’er heb je bijvoorbeeld al genoeg aan een eenvoudig programma dat facturen maakt, inkomsten en uitgaven bijhoudt en btw-aangiften voorbereidt. Voor grotere bedrijven zijn er vaak uitgebreidere systemen nodig waar bijvoorbeeld ook de loonadministratie en voorraadbeheer in verwerkt kunnen worden. Door goed uit te zoeken en te vergelijken wat jouw bedrijf nodig heeft, voorkom je dat je onnodig betaalt voor functies die je uiteindelijk niet gebruikt.
Automatiseer zoveel mogelijk
Een van de grootste voordelen van online boekhouden is dat je veel processen kunt automatiseren. Het is dan ook slim om dit bij zo veel mogelijk aspecten van je boekhouding toe te passen. Zo bieden bijvoorbeeld veel boekhoudprogramma’s een automatische koppeling met je bank. Hiermee worden transacties automatisch geïmporteerd en gekoppeld aan de juiste boekingen in je administratie. Dit bespaart je niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op het maken van fouten. Ook kun je bijvoorbeeld automatisch herinneringen laten versturen voor openstaande facturen. Zo bespaar je jezelf flink wat werk en kun je je systeem vertrouwen dat herinneringen gestuurd worden.
Bewaar en digitaliseer alle bonnetjes
Voor je administratie moet je al je facturen en bonnetjes bewaren. Dit ben je verplicht van de Belastingdienst. Je moet namelijk minstens 7 jaar je administratie bewaren. Dit mag ook in digitale vorm. Veel boekhoudsoftware biedt de mogelijkheid om bonnetjes te scannen en direct op te slaan in je boekhoudsysteem en ook te koppelen aan de betalingen. Dit betekent dat je niet langer al het papierwerk fysiek hoeft te bewaren, wat veel ruimte scheelt en zorgt dat alles makkelijk terug te vinden is.
Plan vaste momenten voor je administratie
Hoewel e-boekhouden veel werk en tijd scheelt, moet je het nog steeds regelmatig bijhouden. Het is dan ook slim om hier vaste momenten voor in te plannen. Plan bijvoorbeeld in je agenda in dat je elke maandag tijd inplant om je administratie bij te werken. Zo zorg je dat je alles bijhoudt en niet achterop raakt. Ook zorgt het dat je op deze manier een actueel overzicht van je financiën houdt. Daarnaast voorkom je ook dat je vlak voor de belastingaangifte een stressvolle inhaalslag moet maken.
